Notă: începând cu anul 2006, conform legii 319/2006, protecţia muncii a fost redenumită “Securitatea si Sanatatea in Munca”, prescurtat SSM, pentru armonizarea legislației interne cu cea a Uniunii Europene.
Ce documente sunt necesare pentru o firmă, indiferent că are un angajat sau 1.000 de angajați?
Cu recomandarea ca toate aceste documente să se afle într-un singur biblioraft pentru o mai ușoară accesibilitate, iată mai jos o listă neexhaustivă, cu titlu informativ:
- Registrul unic de control
- Certificatul de înregistrare fiscală
- Actele de înființare ale societății: statut, încheierea judecătorească, actele adiționale ulterioare
- Autorizația de funcționare a societății privind protecţia muncii, mediu, SU. Acesta este un certificat constatator eliberat de registrul comerțului, în baza Legii 359/2004 art. 17 alin (1), în urma completării unei declarații pe proprie răspundere a administratorului societății.
- Evaluarea riscurilor de accidentare și îmbolnăvire profesională, pentru toate locurile de muncă din cadrul societății. Conform definiției din Legea 319/2006, art. 5 litera k), locul de muncă este “locul destinat să cuprindă posturi de lucru, situat în clădirile întreprinderii şi/sau unităţii, inclusiv orice alt loc din aria întreprinderii şi/sau unităţii la care lucrătorul are acces în cadrul desfăşurării activităţii”
- Planul de prevenire și protecție elaborat în urma evaluării riscurilor și care trebuie să cuprindă măsuri de eliminare sau limitare a riscurilor identificate. Trebuie revizuit anual.
- Tematica, planul de desfășurare și temele de instruire pentru instructajul introductiv general. Acesta se face la angajare și se încheie prin consemnarea în fișa individuală de instruire în urma testării cunoștințelor. Durata minim 8 ore. Se face de către lucrătorul desemnat sau serviciul extern.
- Tematica, planul de desfășurare și temele pentru instructajul la locul de muncă. Acesta se face la angajare și se consemnează în fișa individuală de instruire. Durata minim 8 ore. Se face de către conducătorul locului de muncă.
- Tematica anuală pentru instruirea periodică, temele de instruire (trebuie întocmite instrucțiuni proprii de securitate si sanatate in munca pentru fiecare activitate desfășurată în cadrul societății. Aceasta se face periodic, fără a depăși 6 luni între două instruiri. Frecvența este stabilită în funcție de riscurile identificate. Se consemnează în fișa individuală de instruire. Durata minim 2 ore. Se face de către conducătorul locului de muncă și se verifică de lucrătorul desemnat sau serviciul extern de prevenire și protecție.
- Fișele individuale de instruire. Completate la zi și semnate la toate rubricile.
- Fișa de aptitudini eliberată de medicul de medicina muncii. Se face anual, trebuie să existe o copie la fișa individuală de instruire.
- Fișa de expunere la riscuri. Trebuie comunicată în scris lucrătorului înainte de semnarea contractului de muncă. Acesta trebuie informat asupra riscurilor la care se expune dacă se angajează la societatea respectivă.
- Lista de dotare a lucrătorilor cu echipament individual de protecție.
- Certificate de conformitate pentru echipamentul individual de protecție.
- Evidența zonelor cu risc ridicat și specific.
- Lista meseriilor/ specialităților care necesită autorizare.
- Autorizarea, la zi a meseriilor de mai sus (electrician, stivuitorist, agent pază, conducător auto, legător sarcini, macaragiu și altele)
- Fișa de instruire colectivă și tematica de instruire pentru zilieri, vizitatori, lucrători de la alte firme pe teritoriul societății.
- Baza decizională a activității de prevenire și protecție. Trebuie un set de decizii privind:
- Numirea lucrătorului desemnat cu securitatea si sanatatea in munca
- Pentru stabilirea procedurilor de efectuare a instruirilor de securitatea si sanatatea in munca a lucrătorilor.
- Executarea instruirii de securitatea si sanatatea in munca a lucrătorilor.
- Numirea și responsabilitățile conducătorilor locurilor de muncă pe linia securitatii si sanatatii in munca.
- Supravegherea sănătății lucrătorilor. Medicina muncii.
- Numirea lucrătorului care aplică măsurile de prim ajutor și pentru constituirea punctului de prim ajutor.
- Numirea lucrătorilor care aplică măsurile de stingere a incendiilor și evacuare a lucrătorilor.
- Măsurile pe timpul perioadelor caniculare.
- Măsurile pentru perioade cu temperaturi foarte scăzute.
- Situațiile de pericol grav și iminent de accidentare.
- Protecția maternității la locul de muncă.
- Protecția tinerilor lucrători.
- Manipularea manuală a maselor.
- Acordarea materialelor igienico – sanitare.
- Semnalizarea de securitate la locurile de muncă.
- Dotarea punctelor de lucru cu trusă sanitară de prim ajutor.
- Dacă nu aveți lucrător desemnat (nu este obligatoriu până la 49 lucrători), atunci este necesar contract cu serviciu extern abilitat și copie după certificatul de abilitare.
- Fișa postului cu atribuțiile lucrătorilor privind securitatea și sănătatea în muncă.
- Regulamentul de ordine interioară cu atribuțiile societății și ale lucrătorilor pe linia securității și sănătății în muncă: bonusuri și sancțiuni pentru respectarea/ nerespectarea atribuțiilor.
- Materiale privind instruirea: afișe, filme, diapozitive, pliante, etc.
- Documentele privind comitetul de securitate și sanatate în muncă. Pentru firmele cu 50 de lucrători și peste.
- Decizie de înființare.
- Regulament de organizare și funcționare.
- Proces verbal de numire a reprezentanților lucrătorilor în cadrul CSSM, semnat de majoritatea lucrătorilor.
- Procesele vebale ale ședințelor CSSM
- Dovada înștiințării ITM privind data, locul și ora ședinței (cu 7 zile înainte)
- Dovada comunicării procesului verba al CSSM către ITM (în maxim 7 zile de la ședință)
- Documentele privind serviciul intern de prevenire și protecție. Obligatoriu pentru firmele cu peste 149 salariați.
- Buletinul de verificare PRAM (priza de împământare)
- Autorizațiile ISCIR pentru echipamentele care trebuie autorizate (centrala termică, stivuitor, macarale, lift marfă și persoane, vase sub presiune și altele)
- Lista substanțelor chimice utilizate sau comercializate.
- Dovada comunicării liste substanțelor chimice către ITM. Este formular tipizat.
- Fișele de securitate ale substanțelor chimice. Atenție, trebuie să fie în limba română.
- Cartea tehnică pentru toate echipamentele de muncă folosite, în limba română.
- Certificate de conformitate pentru echipamentele de muncă.
- Planul de revizii și reparații pentru toate echipamentele de muncă.
- Instrucțiuni de lucru, afișate la fiecare loc de muncă sau post de lucru.
- Registre de supraveghere a parametrilor tehnologici a instalațiilor în funcțiune.
- Determinările de noxe la fiecare loc de muncă. Se face cel puțin odată la 2 ani.
- Certificatele medicale cu diagnostic accident. Trebuie să fie însoțite ori de cercetarea accidentului, ori de declarație pe proprie răspundere a accidentatului că nu s-a accidentat la locul de muncă.
- Semnalizările la locurile de muncă să fie făcute conform deciziei.
- Buletine de verificare metrologică a aparatelor de măsură și control.
- Permis de lucru cu foc, registrul de evidență.
- Documente privind protecția la explozie, autorizarea persoanelor, autorizație de lucru, proiect de zonare și clasificare. Numai acolo unde este cazul (benzinării, stații de oxigen, armament și muniții, exploatări miniere și altele)
- Registrele de evidență a accidentaților, accidentelor de muncă, accidentelor ușoare și a incidentelor periculoase.
- Raport de ședință siguranța circulației pentru conducătorii auto profesioniști.
- Tahografele conducătorilor auto.
- Foile de parcurs.
- La contractele de închiriere spații, la cele de subantrepriză în construcții, de colaborare între două sau mai multe societăți trebuie să existe clauze privind securitatea și sănătatea în muncă și PSI.
Conform experienței noastre, cel mai bun lucru este să aveți un Serviciu Extern specializat în reprezentarea societăților pe perioada controalelor, precum și să aveți toată documentația întocmită conform legislației de Protecţia Muncii.
În prima jumătate a anului 2013, am reprezentat cu succes clienții noștri pe parcursul a peste 15 controale ITM.
Dacă sunteți interesați, vă rugăm să ne contactați.